انشاء عقد كامل تفصيلي
إنشاء عقد جديد : هناك 3 خطوات حتى تفتح نافذة انشاء العقد حسب اختيار الموظف للطريقة التي يحبذها
1 - من القائمة الرئيسية ثم اختيار ( العقود ) ثم من القائمة المنسدلة اختيار( إنشاء عقد )
2 - من زر ( الكل ) اختيار من قائمة العقود ( إنشاء عقد )
3 - من زر ( الكل ) البحث في خانة البحث عن كلمة ( عقد ) سيظهر له ف نتائج البحث و من ثم الضغط عليها
كيفية انشاء العقد بطريقة تفصيلية :-
1 - اختيار نوع العقد ( يومي / شهري / مفتوح )
اليومي : هو ايجار لمدة يوم ختى 29 يوم
الشهري : هو ايجار لمدة شهر او اكثر من مضاعفات الشهور
المفتوح : هو ايجار لفترة طويلة و غير معروف ميعاد الانتهاء
ملحوظة : ينصح ب عمل كل نوع عقد بسعر مختلف على حسب المدة
2 - تعيين وقت التسليم و الاستلام حسب الاوقات المتفق عليها بين الطرفين
3 - اختيار الفرع اذا كان هناك اكثر من فرع
4 - اختيار السيارة : هناك اكثر من طريقة لاختيار السيارة
- الاختيار المباشر من قائمة السيارات
- البحث عن ( نوع السيارة / لوحة السيارة )
5 - اختيار العميل
6 - اختيار مكان الإستلام ( من الفرع / مكان آخر اذا متاح لدى الشركة هذة الميزة )
7 - تخصيص سعر التأجير : تستخدم هذة الخاصية عند تغيير سعر السيارة الثابت
مثال : اذا كان سعر ايجار سيارة ما 5 ريال و تم الاتفاق مع العميل على سعر 4 ريال , هنا سنقوم بتفعيل ( تخصيص سعر التأجير ) و نكتب ف السعر 4 ريال
8 - تخصيص الكيلومترات اليومية
تستخدم هذة الخاصية لتحديد كيلومترات متفق عليها مع العميل و عند تخطي عدد الكيلومترات المتفق عليها سيكون هناك تكلفة اضافية يتم تحديدها ف العقد
اقصى عدد للكيلومترات اليومي : كتابة عدد الكيلومترات المتفق عليها و المسموح بها
قيمة الكيلومتر الإضافي : كتابة سعر الكيلومتر الزائد عن الحد المسموح به المتفق عليه
9 - الدفعات المالية : عند دفع العميل اي دفعات سيتم ادراجها في هذة المرحلة و الضغط على ( اضافة دفعة جديدة )
- نوع الدفع : الاختيار ما بين ( تأمين نقدي / دفعة مالية )
- طريقة دفع الدفعة المالية : هناك عدة اختيارات حسب سياسة الشركة على سبيل المثال ( نقدا / تحويل بنكي / دفع الكتروني / الخ )
- الصناديق والحسابات البنكية : الاختيار ما بين الحسابات المدرجة الخاصة بالشركة على سبيل المثال ( النقدية بالفرع / حساب بنكي ما / الخ )
- مبلغ : هنا يتم اضافة المبلغ المدفوع من جانب العميل للشركة
- الحالة : هنا يتم اختيار نوع حالة الدفع ( في الانتظار / مرفوض / مدفوع / تم الاسترجاع ) على حسب حالة الحجز و الدفع
- تاريخ الاستحقاق : هنا يتم تحديد مبلغ استحقاق المبلغ حتى يتم دخوله ف حسابات يوم استحقاقه
- ملاحظات : هنا يتم كتابة ملاحظات اخرى يتم الاتفاق عليها على العقد
- حفظ : سيتم ارسال المعلومات و التفاصيل و إنشاء العقد
و بهذا نكون قد انشأنا عقد بطريقة صحيحة